كنا قد تطرقنا في الحلقة السابقة من موضوع الشهر لأهمية وقيمة انضمام المكتبات لعضوية الفهرس العربي الموحد وما هي المزايا التي تحصل عليها من تلك العضوية. واليوم سنتطرق إلى موضوع إفادة المكتبات من العضوية ونقصد به على وجه الخصوص الحصول على التسجيلات المقننة والمراجعة من خلال قاعدة بيانات الفهرس فيما يعرف بتنزيل التسجيلات أو الفهرسة المنقولة Copy Cataloging  ، وكذا إضافة تسجيلات لقاعدة بيانات الفهرس لإثرائها فيما يعرف بتحميل التسجيلات أو الفهرسة الأصلية Original Cataloging. وذلك بهدف أن نحلل ونناقش الآليات والأدوات المسخرة من الفهرس لهذه الخدمة.

وقيما يلي نقدم وصفا لخدمة تنزيل التسجيلات من الفهرس العربي الموحد :

فالمكتبة حينما تريد فهرسة كتاب لديها فإنها تقوم بالاستعانة بقاعدة بيانات الفهرس العربي الموحد وذلك وفقا للخطوات التالية :-1

1. إدخال إسم المستخدم وكلمة المرور.
2. إجراء البحث في قاعدة بيانات الفهرس عن الوعاء المطلوب وذلك من خلال البحث بالمؤلف أو العنوان أو الموضوع أو السلسلة أو باستخدام البحث المتقدم للربط بين أكثر من عنصر معا.

   مثال : البحث عن كتاب بعنوان " تاريخ الفن المصري " لمؤلفه ثروت عكاشة.

   فنحن هنا أمام حالتين :

   الأولى :أن نجد الوعاء المطلوب داخل قاعدة بيانات الفهرس.

   الثانية :أن يكون الوعاء غير موجود بقاعدة بيانات الفهرس.

   حيث أن كل منهما سيتم التعامل معه وفقا لطريقة معينة فالأولى وهي وجود الوعاء يقودنا للاستفادة من خدمة الفهرسة المنقولة ؛ والثانية في حالة عدم وجود الوعاء يقودنا ذلك لاستخدام خدمة الفهرسة الأصلية.

   وفي مقالنا هذا سوف نكتفي بعرض كيفية التعامل مع الحالة الأولى وفي المقال القادم سنوضح كيفية التعامل مع الحالة الثانية. وذلك بهدف تحقيق أفضل الفوائد من عضوية الفهرس.

3. التأكد من وجود الوعاء وفي هذه الحالة فنحن أمام أكثر من خيار كما يتضح من الشاشة التالية :

Image

1 – تنزيل مارك                              2 – نسخ مارك                               3 – تعديل مارك

وفيما يلي سنذكر متى يتم استخدام كل حالة من تلك الحالات لتتمكن المكتبات من استخدامها بشكل صحيح ما ينعكس على أداء تلك المكتبات وإفادتها وإفادة الفهرس في نفس الوقت.

1.  تنزيل مارك : يتم استخدامها في حالة التطابق الكامل في البيانات الببليوجرافية بين قاعدة الفهرس وبين الوعاء الذي تريد المكتبة فهرسته من حيث الطبعة ومكان النشر والناشر وتاريخ النشر وعدد الصفحات أو المجلدات والسلسلة ورقمها إن وجدت، ففي هذه الحالة ستقوم المكتبة بعمل استيراد مباشر لبيانت الوعاء لقاعدة بياناتها مما يوفر لها الكثير من الوقت في عمليات الفهرسة الوصفية والموضوعية.
    
2.  نسخ مارك : تلجأ المكتبة لاستخدام عملية نسخ مارك عند البحث عن تسجيلة بقاعدة الفهرس ووجودها متطابقة مع تسجيلة المكتبة من حيث العنوان وبيانات المسؤولية ولكن يوجد اختلاف في رقم طبعة أو بيانات نشر أو عدد صفحات أو بيانات سلسلة فنقوم بعمل نسخ للتسجيلة ثم نقوم بتحرير (كتابة) ما نريد تعديله بداخلها من البيانات الببليوجرافية فذلك سيوفر وقت المكتبة بدلا من إنشاء تسجيلة من الخطوة الأولى حيث أننا نعدل المطلوب ونكون بذلك قد خلقنا تسجيلة جديدة ببيانات ببليوجرافية جديدة تعد إضافة حقيقية بقاعدة بيانات الفهرس.
    
3. تعديل مارك : تلجأ المكتبة إلى تعديل مارك حال وجود تطابق بين الكتاب المراد فهرسته وبين قاعدة بيانات الفهرس من حيث العنوان والمؤلف والبيانات الببليوجرافية الأساسية كالطبعة والنشر والوصف المادي والسلسلة ولكن تريد المكتبة إضافة بيانات غير موجودة على تسجيلة الفهرس كإضافة بيانات مسؤولية إضافية مثل التقديم، التحقيق المراجعة ، أو إضافة سلسلة أو رؤوس موضوعات أو الوصف المادي أو تدمك فهنا الأمر في حقيقته لا يمثل تعديل في البيانات الأساسية للتسجيلة إنما هو إضافة بيانات لإثراء وإكمال التسجيلة مع ضرورة العلم بأن هذا التعديل لا يخلق تسجيلة جديدة بقاعدة الفهرس مثلما يفعل النسخ إنما يكون بالتعديل في التسجيلة الموجودة على قاعدة البيانات.

وفي حالتي النسخ والتعديل تقوم المكتبة بعمل التعديلات والإضافات التي تحتاجها وتقوم بعمل حفظ ثم تنتظر لمدة 48 ساعة وهي المدة التي تستغرقها التسجيلات للمطابقة والمراجعة وضبط الجودة والتأكد من استخدام المكتبة للخدمة بالشكل الصحيح وذلك من قبل الفريق الفني ثم يتم إتاحتها على بوابة الفهرس بعد تلك 48 ساعة لتقوم المكتبة بالبحث عنها وتنزيلها من خلال استخدام تنزيل مارك وستكون التسجيلة في هذه الحالة هي وفقا للبيانات الجديدة التي أضافتها أو عدلتها المكتبة لتتوافق مع تسجيلتها الببليوجرافية.

وفي هذا الإطار فإننا ندعو جميع المكتبات الأعضاء لزيادة وتفعيل عمليات الاستخدام من خلال تنزيل أو تحميل التسجيلات نظرا لما يمثله هذا من فوائد جمة للمكتبة وما تضيفه المكتبة من إضافات حقيقية لقاعدة بيانات الفهرس.

ونرجو من القراء الاعزاء إفادتنا بملاحظاتهم ومرئياتهم لتطوير وتجويد خدمة الحصول على التسجيلات من الفهرس.

وفي الحلقة القادمة بإذن الله سنعرض لكيفية استخدام الفهرسة الأصلية في حال عدم وجود الكتاب المراد فهرسته بقاعدة بيانات الفهرس العربي الموحد.