منذ مطلع سبعينات القرن الماضي بدأ مشروع جديد بقيادة مكتبة الكونجرس وهو برنامج أقامته المكتبة لفهرسة أوعيةالمعلومات أثناء النشر CIP (Cataloging In Publication) إذ يقوم الناشر بوضع البيانات الببليوجرافية الأساسية للكتاب على ظهر صفحة العنوان لضمان توحيد البيانات وضمان صحة وتسهيل عمليات الفهرسة في مرافق المعلومات، وبناء عليه فقد بدأ تنفيذ ذلك على استحياء شديد من قبل الناشرين في البلاد العربية وذلك لعدم وجود قانون ملزم بتنفيذ ذلك. وهناك مشكلة أخرى ظهرت وهي عدم الإلمام من قبل الناشرين بشكل كاف بقواعد الإعداد الببليوجرافي السليم للكتب وكيفية إخراج الكتاب إخراجا سليما من حيث التأليف والعنوان والطبعة وتاريخ النشر ... إلخ وذلك من أجل توحيد العمل الفني ومساعدة المفهرس في القيام بعمله علي أكمل وجه لأن النشر هو حلقة أساسية من حلقة تداول المعلومات، حيث كثرت الأخطاء فى بيانات الفهرسة أثناء النشر والسبب كما أوضحنا عدم دراية الناشرين بطريقة المشاركة فى الإعداد بشكل واضح ومحدد. إلا أنه الآن ومع العصر الذي نعيشه (عصر المعلومات) وتطور العمل في إطار العمليات الفنية وضرورة توحيد الممارسات باستخدام الفهرسة المقروءة آليا MARC 21 بدأت المكتبات هي التي تلزم الناشرين بضرورة وضع بطاقة الفهرسة للوعاء عند التزويد من الناشر. وفي هذا الإطار حدث عكس ما توقعته المكتبات حيث وجدت مشكلتان :

1 - افتقدت المكتبات لدقة معالجة ومعيارية البيانات وخاصة أن المعالجة تكون من خلال مارك 21 والذي يتوجب الفهرسة به الإلمام بقواعد الفهرسة الوصفية وقواعد مارك أيضا مما صعب الأمر على الناشرين وخلق ممارسات غير معيارية.

2 – أنه عند التزويد من أكثر من ناشر تختلف وتتعدد الممارسات الفنية كل ناشر حسبما يستخدم – إذا استخدم- أدوات العمل المعيارية للضبط الاستنادي ولرؤوس الموضوعات وغيرها من البيانات التي تحتاج لتوحيد في الصياغات والممارسات. ويعطي المكتبة نسخة إلكترونية من هذه البيانات التي تقوم المكتبة بدورها بإدخالها على قاعدة بيانات الفهرسة لديها لتستكمل فهرسها الإلكتروني فينتج عن ذلك كما أوضحنا مشكلات فنية ضخمة جدا.

وهنا تظهر قيمة الخدمة الجديدة التي يقدمها الفهرس العربي الموحد للمكتبات الأعضاء لديه حيث يمكن المكتبة من تحميل الملفات الواردة إليها من قبل الناشرين وذلك من خلال بوابة الفهرس على الرابط التالي :

http://www.aruc.org/uploadMarc.aspx?PrK=435&Dep=1

وبعد الدخول على هذا الرابط تظهر الشاشة التالية والتي يتم من خلالها تحميل ملف الناشر لموقع الفهرس العربي الموحد

وبعد أن يتم التحميل لقائمة الناشر والتي تشتمل على البيانات الببليوجرافية للأوعية التي قام بتزويدها للمكتبة تبدأ مرحلة المراجعة الببليوجرافية للبيانات وعمل ضبط جودة معيارية لها وفقا للممارسات والمعايير الدولية والمقننة المتبعة في معالجة التسجيلات في قاعدة بيانات الفهرس العربي الموحد والتي تتعامل معها المكتبات الاعضاء وبعد انتهاء ضبط الجودة يقوم الفهرس بإعادة تحميل القائمة للمكتبة مرة أخرى بعد ضبط جودتها لتسير جميعها في خط واحد متوافق مع تسجيلات المكتبة والموجودة في قاعدة بياناتها والتي تخضع لمعايير الفهرس العربي الموحد أيضا وعلى أن تتم عمليات ضبط الجودة وإعادة التحميل بدون تحمل المكتبات لأي تكاليف مالية نظرا لطبيعة المشروع والذي لا يهدف للربح وإنما يهدف لضبط وتوحيد الممارسات في المكتبات وبذلك تكون المكتبة قد حققت عدة فوائد من هذه الخدمة :

1 – ضمان توحيد الممارسة لما يتم تزويده مع ما هو موجود بفهرس المكتبة فعلا.

2 – ضمان وجود واستمرار القوائم الاستنادية لدى المكتبة والتي تضمن عمل ضبط استنادي بشكل جيد.

3 – توفير وقت المفهرسين في المكتبات نظرا لأن كل التسجيلات الجديدة للاوعية المقتناة سيتم الحصول عليها من الفهرس العربي الموحد.

4 – الإسراع في عملية الإعداد الفني للأوعية لان التحميل سيكون بشكل مجمع Batch file  بدلا من تحميل تسجيلة بتسجيلة للفهرس وإعادة تنزيلها مرة أخرى من بوابة الفهرس للقاعدة المحلية للمكتبة ما يساعد في إنجاز العمل في وقت أقصر داخل المكتبات.

5 – معالجة وتحميل التسجيلات للمكتبات يتم بشكل مجاني دون تحميل المكتبات أية تكاليف لعمل هذا التوحيد وضبط الجودة في الممارسات الذي هو معروف بارتفاع تكلفته نتيجة لما يتطلبه من وقت وجهد.

6 – مساهمة المكتبات مساهمة فعلية في عملية بناء رصيد الفهرس العربي الموحد من خلال الإمداد بالأوعية الجديدة ما يجعل هذه المكتبات لها دور بناء ومساعد بشكل واقعي للفهرس وما ينعكس عليه ذلك من استمرار المشروع ونجاحه.

وأخيرا نوجه نداء لكلا النوعين من المكتبات الأعضاء وغيرالأعضاء فأما الأعضاء فيكونوا قد استخدموا الخدمة وحصلوا على المزايا سالفة الذكر وأما غير الأعضاء فبالانضمام لعضوية الفهرس المجانية للاستفادة بكل ما يقدمه من خدمات وفي مقدمتها هذه الخدمة الجديدة وخاصة أن الفترة الحالية تشهد وستشهد عدد من أهم معارض الكتب في العالم العربي كمعرض الخرطوم ومعرض القاهرة وبعدهما معرض الرياض ما يتيح للمكتبات فرصة لاستخدام الخدمة وتجربتها وقياس ما يعود عليها بالفائدة حال ذلك بإذن الله.